Exportera aktiva spelare och/eller ledare till Idrott Online

För att underlätta nyregistrering av aktiva och ledare i Idrott Online finns nu en exportmöjlighet från FOGIS. Exporten görs till det Excelformat som Idrott Onlines importfunktion använder. Om ni önskar redigera data, till exempel passa på att föra in kontaktuppgifter, på personerna i Excelfilen krävs Microsoft Excel.

Exportera spelare och/eller ledare i FOGIS

För att exportera spelare och ledare från FOGIS till Idrott Online går du in i FOGIS föreningsklient och väljer Förening -> Övrigt -> Exportera register med aktiva spelare och ledare (du kommer även åt sidan via Förening -> Personer -> Exportera register med aktiva spelare).

Välj innehåll och generera exportfil

På sidan har kan du välja att exportera aktiva spelare och/eller aktiva ledare (se nedan för defintion av begreppet Aktiv).

När du valt vilka kategorier du vill exportera klickar du på Generera exportfiler och filerna skapas.

Ladda ner fil till datorn

När filen skapats ser du den under Generera-knappen. Om exporten består av fler än 100 personer kommer flera flera filer skapas. Detta för att minska risken för stopp i importen in i Idrott Online. Den första filen består av personer 1-99, den andra av personer 100-199 osv tills alla personer är med. Alla dessa filer måste sparas ner lokalt på din dator och sedan importeras i Idrott Online.

För att spara ner filerna högerklickar du på respektive fil, dvs länken som heter Personregister för xxx IF del x av x.., och väljer "Spara länk som.." (i vissa webbläsare heter det "Spara mål som.."). Då får du välja en plats på din dator som filen sparas på, tex hämtade filer, eller datorns skrivbord. Notera vilken plats du väljer då det är från denna plats du sedan hämtar filen(filerna) vid importen i Idrott Online.

Importera spelare och/eller ledare i Idrott Online

Idrott Online har en detaljerad manual för import av medlemsuppgifter (PDF-dokument, ). Hoppa över sidan två i denna manual (den delen handlar om hur man skapar ett register för att importera, men det har redan FOGIS gjort åt dig när du exporterade filerna)

I korthet går importen till så att man loggar in i Idrott Online, går in i Medlemsregistret, väljer Importera i menyn till vänster och du får upp en ny dialogruta. I denna ruta får du välja filen som du laddade ner från FOGIS. Klicka på OK och spelarna och/eller ledarna laddas upp.

Efter importen ser du en lista över ändrade medlemmar och du får välja att godkänna ändringarna och klicka på Fortsätt. I slutet av importen syns "Importen slutförd utan fel".

Om du har fler än en fil, dvs fler än 100 personer, upprepar du denna importprocedur för varje fil.

Frågor och svar

Kommer denna funktion utvecklas och bli mer automatisk?

Vi håller nu på med att skapa en automatisk integration mellan Fogis och Idrott Online för att utbyta persondata. När den funktionen är på plats kommer varje förening själv att behöva aktivera den. Mer information om det kommer då det är klart att använda denna integration.

Vad menas med aktiv spelare?

Spelaren är upptagen i matchrapport under det senaste året (365 dagarna)
eller
spelaren har en pågående seniorregistrering vilken påbörjats under det senaste året
eller
spelaren har en pågående ungdomsregistrering i en förening (oavsett när den påbörjades)

Vad menas med aktiv ledare?

Person som registrerats som ledare i matchrapport under det senaste året (365 dagarna)
eller
person som har en icke avslutad lagroll av någon av följande typer: tränare, assisterande tränare, lagledare, kontaktperson

Varför följer namn och adress med i exporten men inte telefonnummer och epost?

Om dessa uppgifter följer med vid importtillfället kommer de befintliga uppgifterna i Idrott Online skrivas över. Adresuppgifterna i FOGIS är uppdaterade mot Spar-registret och kan alltså antas vara korrekta, samma uppdatering kan tyvärr inte göras av telefon- och epostuppgifter varför vi låter Idrott Onlines uppgifter stå kvar. Vill man ändra dessa kan man lägga till dessa manuellt i excelfilen(erna) innan importen.

Jag har inte Excel, hur gör jag då?

För att exportera och ladda ner filerna behöver du inte programmet Excel. Detsamma gäller för uppladdning till Idrott Online. Däremot behöver du Excel för att redigera i filen.